Los certificados ISO son documentos emitidos por una empresa certificadora ISO que acreditan que una organización cumple con los requisitos de un esquema ISO, (EJ: certificación ISO 9001) tras pasar con éxito una auditoría de certificación. Este certificado, con una validez de tres años, refleja tanto el nombre de la empresa como el alcance de los productos o servicios evaluados.
Antes de todo este trámite deberás haber finalizado el proceso de implantación de la norma.
Empresas certificadoras ISO: ¿Qué debes saber?
Las entidades que emiten estos certificados se denominan oficialmente Entidades de Certificación ISO. Para operar, deben estar acreditadas por un organismo público nacional que asegure que cumplen con todos los requisitos necesarios.
Una certificadora tiene el papel de «evaluadora independiente», es decir acredita que una empresa cumple con unos requisitos, por lo que si no se contrata a la certificadora, no se podrá disponer de certificado.
Proceso de certificación ISO y su finalización
Este proceso tiene dos fases cuyo objetivo es diferente en cada una de ellas.
Fase I de la certificación
En esta fase, el auditor va a realizar una revisión general de la documentación y de la empresa, con objeto de asegurar que el sistema implantado parece ser que cumple con los requisitos de la norma de forma que en Fase II no se tengan problemas para certificar la empresa.
El auditor principalmente comprobará por encima la documentación y se centrará en los requisitos legales y técnicos.
En esta primera fase se identifican «hallazgos» que la empresa antes de la auditoria de fase II deberá trabajar. Existen dos niveles: «no críticos» y «críticos». En el caso del primero, se subsanan rápido y la fase II no corre peligro, pero en el caso de los segundos, es importante ser conscientes cuales son y como trabajarlos.
Fase II de la certificación
Aqui es donde la empresa «se la juega». Es el momento donde el equipo auditor revisará en profundidad toda la documentación, la empresa y los requisitos asociados para garantizar que se cumplen todas las exigencias de la norma de referencia. Las desviación pasan a categorizarse como «no conformidades menores y mayores».
La fase II, suele llevarse a cabo días o semanas posteriores a Fase I según el grado de complejidad de la empresa, o el nivel de confianza que tenga la misma.
Finalización del proceso
Si la auditoría no presentan no conformidades, solamente habrá que esperar a que emitan el certificado. Podremos solicitar un provisional o esperar al definitivo, en cuyo caso los tiempos oscilan entre las 2 y 4 semanas.
Si la auditoria se cierra con No conformidades menores, se deberá enviar al equipo auditor un plan de acción de que haremos para que en la próxima auditoria no vuelva a identificarse el problema. Una vez que el auditor lo revise y lo considere correcto. Tocará esperar para recibir el certificado.
El último caso, es que la auditoría presente No conformidades mayores, para lo que habrá que enviar el plan de acción, que lo apruebe y posteriormente mandar evidencias de que los problemas se han subsanados. Dependiendo del grado de no conformidades, podría ser que la auditoria debiera repetirse parcial o complemtamente.
Cómo elegir una entidad de certificación ISO
Cuando una empresa decide certificarse, suelen considerar varios factores clave: precio, tiempo, profesionalidad y reputación. Como consultora, recomendamos prestar especial atención a los dos últimos aspectos (profesionalidad y reputación), para garantizar un proceso de certificación exitoso.
Precio
Todas las certificadoras, para determinar el precio de un certificado, tienen una tabla y en función de las características que tenga la empresa, se determina el número de jornadas de auditoria. Si solicitas un presupuesto a Bureau Veritas, SGS o AENOR, el número de jornadas debería ser exactamente el mismo si la información que le has facilitado es igual.
Es decir todas parten de un número de jornadas, ejemplo, 3 jornadas de auditoria. Ahora bien cada una aplica su precio por jornada, Bureau Veritas puede tenerla a 790€, SGS a 775€ y AENOR a 820€, el precio de la jornada se multiplica por el número total de jornadas, y ya se determina el coste total. Generalmente en pymes y micropymes, las diferencias de presupuesto total no varían en exceso (50, 80, 100€). Esta diferencia puede aumentar considerablemente en auditorías más complejas.
Factores que influyen a la hora de generar un presupuesto ISO para una entidad:
1. Número de trabajadores. Existen horquillas (de 1 a 5, de 6 a 10, etc.). No vale decirle a una certificadoa, que tienes 8 trabajadores, cuando en realidad son 22, ya que el día de la auditoría te obligaría a cambiarlo. Hablamos aqui de «trabajadores totales».
2. Número de trabajadores por puesto. Este es un punto importante, ya que cuanto más trabajadores realicen las mismas funciones, se aplican reducciones. Un ejemplo: Una empresa de transporte tiene 45 camioneros de un total de 47, y en su organigrama hay 3 puestos (camioneros, jefe de tráfico y Dirección), en cambio una fábrica, tiene 30 trabajadores, y en su organigrama hay 13 puestos. La segunda empresa probablemente su presupuesto sea igual o mayor a la empresa de transporte.
3. Tipo de contrato. Si una empresa tiene 30 nóminas a jornada completa, perfecto, pero si hay varias personas en prácticas, media jornada, jornada reducida, se debe comunicar a la empresa certificadora.
Entre los tres puntos anteriores, la empresa certificadora obtiene lo que se denomina el «número de trabajadores efectivos».
Otros aspectos que influyen:
1. Tipo de sector. Según el encuadre de la empresa, varia el nivel de riesgo y de ahí se extrae una reducción de jornadas. No es lo mismo una constructora que una papelería.
2. Accidentalidad (en el caso de la norma de PRL). Se aplica un porcentaje de aumento, si la empresa ha tenido accidentes en los últimos años. (Nota: No se debe mentir, ya que en la auditoría es obligatorio ver los datos).
Tiempo
El tiempo es otro factor crucial, especialmente cuando la certificación es un requisito de cliente o licitación. En muchas ocasiones, se cierra el presupuesto rápido y una vez que la certificadora ISO tiene atada a la empresa, empieza a dilatar los tiempos, ya sea para realizar la primera auditoria, o posteriormente para emitir el certificado ISO, que es el documento que se requiere para una licitación o para el cliente.
En este punto es cuando muchas veces, una empresa se equivoca. Por ahorrarse 80 o 100€ luego tiene problemas.
Profesionalidad
Evaluar la profesionalidad de una empresa certificadora ISO puede ser complicado para quienes se enfrentan por primera vez a este proceso. Sin embargo, es fundamental considerar la comunicación (en tiempo y forma), duda cuando intentas llamar y no responden o cuando tardan en responder un email, ello quiere decir que no disponen de estructura suficiente, y en caso de problemas, tardarán en solucionartela.
Por otro lado, tenemos la gestión documental, hablamos de formalidad en la oferta y luego en la gestión del expediente. Se puede dar el caso que en la auditoria se soliciten cambios que implicarán una modificación de oferta. Este punto en ocasiones es un quebradero de cabeza.
Por último, la capacidad de adaptación a situaciones particulares, como trabajo en remoto o horarios específicos. Si bien hoy en día casí todas las certificadoras están acostumbradas, en importante que se exponga. Imaginate que tu empresa tiene su actividad por la noche (paquetería) o a primera hora de la mañana (panadería).
Reputación
La reputación de la entidad certificadora va de la mano de todo lo anterior, en ocasiones no se tiene información y se contrata a una entidad extranjera. Hay que ver si el certificado ISO puede tener validez en España y la percepción de su valor. ¿Cómo reaccionarán tus clientes o las administraciones públicas si tu certificado proviene de una entidad desconocida con sede en Singapur o China?
Reconocimiento de las principales entidades de certificación
En España, existen muchas empresas certificadoras ISO reconocidas, pero algunas destacan más que otras:
AENOR ISO
Es una entidad española con gran reputación, conocida por su historial y su equipo técnico altamente especializado.
SGS
A nivel mundial, es la entidad número uno. Su equipo auditor, aunque mayoritariamente freelance, está bien formado y ofrece alta calidad.
BUREAU VERITAS
Esta entidad francesa compite a nivel global con SGS. Su equipo auditor es también freelance, pero su alta rotación puede afectar la estandarización de sus servicios.
DNV GL
Con origen danés, aunque no tan presente a nivel mundial como SGS o Bureau Veritas, se especializa en otras normas sectoriales y cuenta con un equipo auditor muy especializado.
APPLUS
Una entidad española con un fuerte crecimiento en los años 2000, que ha demostrado eficiencia y compromiso en sus servicios.
EQA
De origen inglés, ha mostrado un constante crecimiento en los últimos años.
TÜV RHEINLAND
Esta entidad alemana es muy reconocida en Europa por su equipo auditor cualificado, aunque sus servicios en España son costosos debido a su estructura limitada.
DNV GL
Con origen en Holanda, esta entidad ha crecido rápidamente en los últimos años, destacando por su equipo técnico joven y dinámico.
Además de estas entidades líderes, existen otras empresas certificadoras ISO emergiendo en España. Destacan por su competitividad en precios:
OCA GLOBAL
Una entidad española en rápido crecimiento, aunque su equipo auditor tiene una alta rotación.
URS SPAIN
Entidad inglesa que se ha asentado en España recientemente y está desarrollando una estructura corporativa sólida.
ACERTA
Entidad española en expansión internacional, con un equipo joven y en constante evolución.
Este análisis se centra en el negocio de la certificación, pero cabe destacar que muchas de estas entidades también operan en otros sectores, como inspecciones técnicas o laboratorios.
¿Quieres información sobre el proceso de implantación de una norma? Comprueba este enlace.
