¿Qué hace una consultoría ISO 9001?
Una consultoría ISO es un servicio de soporte técnico a la hora de la implantación de la norma 9001. De entrada, es quien dispone del conocimiento para cumplir con los requisitos y a continuación, tras evaluar la empresa, define un método que asegure que los requisitos ISO en las diferentes áreas de la empresa, se cumplirán. Dicho de otro modo “es quien lleva la voz cantante”. La implantación de la norma ISO 9001 sin consultor es posible, aunque en ocasiones no se recomienda. Te contamos los pros y contras de contratar o no a una consultora.
Cuando quieres obtener un certificado ISO 9001 (o 14001, 50001, etc.) el primer paso es adaptar los requisitos de la norma a la empresa (denominado proceso de implantación) y el segundo, es acreditar su cumplimiento (denominado proceso de certificación). A continuación vamos hablar exclusivamente de la primera parte.
Cómo Implementar ISO 9001 sin Consultores
Realizar la implantación de la norma, un aspecto capital es que el consultor ISO tenga conocimiento tanto en la norma como en los requisitos técnicos asociados a un sector. Si una empresa está dispuesta a que un trabajador dedique unas horas a obtener dicho conocimiento, es totalmente posible certificar tu empresa sin contratar consultores. En este artículo, te explico como conseguirlo.
¿Es Posible la autoimplantación?
Sí, es posible siempre que el empresario sea consciente que el trabajador asignado dedique su tiempo a formarse y a entender los requisitos los cuales, aunque pueden parecer complejos, son sencillos de entender y aplicar y con una buena estructuración paso a paso, el tiempo de asimilación del conocimiento es rápido.
Pasos para Implementar ISO 9001 sin Consultores
Entender la norma y formarte en ella
“Traducimos” la norma para que puedas implantarla de forma adecuada y sobre todo, que sea operativa, de esta forma, el trabajador designado se va formando en ella y lo que para nosotros es más importante, los requisitos se adoptan en la empresa de la mejor forma y no imponen. Cada requisitos, se explica técnicamente, se traduce al día a día, y se entregan ejemplos de registros de otras empresas. Poniendo un simil, cuando vas a sacarte el práctico del carnet de conducir, en los primeros 10 minutos te explican el coche y luego empiezas a conducir por lo que te vas formando a la vez que conduces.
«Mientras conduces», cualquier duda, se te resuelve y si es necesario, se facilitan más ejemplos. Es mejor enseñar a pescar que ponerte la comida en la mesa.
Plazos
Un consultor ISO busca la optimización (a menor tiempo de implantación mayor beneficio económico), mientras que si una empresa realiza una autoimplantación acortará o alargará los tiempos en base a sus necesidades.
Como te he expuesto, nuestro método se asienta en que la empresa pueda implantar un sistema de gestión adecuado a sus necesidades, no que disponga de documentos que retrasen el día a día o que hayan sido cumplimentados como mero formalismo para la auditoría. Creemos en las bondades de la norma porque auditamos muchas empresas al año y vemos como se gestionan. Quizás de entrada no te lo creas pero las empresas rentables funcionan gracias a que disponen de un sistema gestión que es constantemente mejorado y que aunque no estén certificados, cumplen con un altísimo porcentaje de los requisitos de la norma.
Instalaciones y requisitos legales
La norma exige una serie de requisitos técnicos, que deben conocerse y los cuales en muchas ocasiones solo se aprenden en base a la experiencia. Si contratamos a un consultor cuya experiencia no la ha desarrollado en el mismo sector que la empresa o que es un consultor Junior, puede ser bastante probable que se salte muchos requisitos lo cual en una auditoria externa puede implicar una No conformidad mayor. Nosotros o de entrada o través de una serie de preguntas sabremos que te aplica y como solventarlos.
Coste de la implantación
Como cualquier otro servicio, según las características del cliente el coste será mayor o menor, y estas pueden ser: nº de trabajadores, tipo de sector, ubicación, urgencia, etc. Pero si la implantación la hace la propia empresa, la mayoría de características no importan el coste se hunde. Nosotros te ofrecemos ejemplos, videos y explicaciones, y desde casa te ofrecemos soporte ¿no crees que eso es más económico a pagar jornadas y desplazamientos?
Protección del know-how
Según el tipo de empresa, este punto puede ser capital. En muy en cuenta que un consultor trabaja con cualquier empresa que requiera sus servicios y en el momento de la implantación va a tener acceso a información crítica. ¿Hasta que punto es importante protegerla?.
No es lo mismo que evaluen tu información y un tercero adapte registros, a que tu te adaptes en base a ejemplos.
Beneficios de implantar la norma ISO 9001 sin consultores
Cuando una empresa decide certificarse sin consultor ISO, obtiene varias ventajas muy importantes:
- Tener a los propios trabajadores formados, dispones de herramientas para mejorar tu empresa.
- Cumplir con los requisitos de una forma adaptada a la empresa, los tiempos los marcas tu, no un consultor.
- Habiendo reducido el coste y según que empresa, con un ahorro superior al 60 y 70%.
- Disponer de una documentación propia que no se va a compartir en el futuro con otras empresas por hacer uso de ella un consultor ISO implica proteger el Know-how de la empresa.
- Lo más importante… de pensar que la ISO es un coste, a pensar que es una inversión.
Implantación de la norma ISO 9001 con consultor ISO
Situaciones en las que se requiere un consultor ISO
Una empresa debe apoyarse en una asesoría ISO 9001 en los siguientes casos:
- Requiere certificarse a la mayor brevedad posible.
- Existen requisitos de clientes que exigen una respuesta rápida.
- El coste de la contratación de la consultoría es más económico que el coste de los trabajadores (pensemos en ingenierias).
Consultor ISO: Aspectos a tener en cuenta
Hay tres situaciones críticas que pueden ocurrir cuando un consultor contratado, no es apto:
- No se certifica la empresa y se tiene que realizar una nueva auditoria de cero (implica volver abonar el importe íntegro de la auditoria y aumentar los tiempos)
- Ha recibido tantas no conformidades, que se requiere de una auditoria. Implica una auditoria parcial extraordinaria (menor coste que la anterior pero aumentamos tiempos).
- Se requiere por una licitación disponer del certificado en un plazo determinado (es típico) lo cual dada la situación será imposible presentarse a la misma.
Un problema muy común en una empresa cuando se subcontrata un servicio es que no se dispone de conocimiento técnico en la materia por lo que evaluar si el servicio de deficiente, bueno o excelente es complicado. Ejemplos claros: contratar una web para vender más, implantar un plan de igualdad, o al más conocido, contratar a un asesor laboral y luego caen multas por doquier.
En el caso de una consultoría ISO ocurre igual, si bien hay una forma sencilla para evaluarla: Si finalmente se certifica la empresa, y ver en el informe el número de no conformidades.
Cuando contratamos este tipo de servicios, la consultora pone a nuestra disposición a un consultor ISO, quien se supone que además de conocer la norma, tiene conocimientos en nuestro sector ¿es importante? Dependiendo de la empresa, sí y mucho.
Si una empresa, con 5 trabajadores cuya actividad es la compra-venta de productos comunes, véase toallas, que dispongamos de un consultor que conoce la norma pero no tiene un gran conocimiento en nuestro producto, no hay problema. ¿Por qué? Los requisitos legales son mínimos (más allá de la licencia de la tienda) y el día a día además de ser sencillo es repetitivo.
Cambiando de ejemplo, nos vamos a una fábrica de embutidos con 60 trabajadores, el número de procesos a revisar aumenta exponencialmente, muchos trabajadores que evaluar y por encima de todos, el consultor tiene que conocer los requisitos de aplicación, que en este caso no son pocos…
Trasladamos lo anterior al momento de certificarse
En 15 minutos te das cuenta de que el consultor ISO carece de la formación y experiencia requerida en una auditoria y ello implica:
- La auditoria se dilata en el tiempo.
- Quejas y mala cara de la Dirección.
- Quejas y mala cara de los trabajadores, a quienes le están preguntando datos que no conocían.
Como supervisar a la consultora ISO
Una vez acordado el precio, hay que preguntar: ¿el consultor ISO asignado que experiencia tiene? Y una vez que empieza a trabajar, asegurarse.
En las primeras semanas, es conveniente que los procesos que detalla el consultor ISO sean leídos para revisar el grado de “copia-pega”. Habrá procedimientos que pueden ser iguales, pero otros según la empresa deben ser específicos, además de esto, debemos evaluar si el consultor ISO cumple con los plazos o insta a retrasar la auditoria sin justificación.
Cuando finalicemos la auditoria, hay que evaluar:
- Consecución con éxito de la auditoria. ¿Disponemos del certificado?
- Resultado de la auditoria. ¿Tiene no conformidades? ¿Cuáles? ¿cuántas?
Todos los TIPs ISO, son señales a tener en cuenta que una empresa debe evaluar ya que le están cobrando por un servicio (que en ocasiones es abusivo en base al ratio Calidad/precio).
Y tras el proceso de implantación, comienza el proceso de certificación
En este punto, deberás tener tu empresa adaptada a los requisitos de la norma y se inicia el proceso de certificación. Obtén más información pinchando aqui.
… o si quieres prepararte para la multa de una certificadora, visita este enlace.
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