Implementar un sistema de gestión de recursos humanos alineado con la norma ISO 9001 es esencial para optimizar procesos y garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad. Muchas empresas que buscan certificarse por primera vez enfrentan dificultades para adaptar correctamente los requisitos de la norma a sus necesidades específicas.
Aunque este artículo se centra en los requisitos de ISO 9001, también resulta útil para organizaciones interesadas en estructurar sus recursos humanos de manera eficiente, promoviendo la mejora continua.
RECURSOS HUMANOS: CLAUSULAS DE APLICACIÓN EN LA NORMA ISO
La norma ISO 9001 detalla varias cláusulas relacionadas con los recursos humanos que toda empresa debe considerar. Estas incluyen:
- Roles, responsabilidad y autoridades en la organización (Cláusula 5.3).
- Conocimientos de la organización (Cláusula 7.1.6).
- Competencia (Cláusula 7.2).
- Toma de conciencia (Cláusula 7.3).
ROLES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
Las normas solicitan:
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:
- a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional;
- b) asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas;
- c) informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1);
- d) asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;
- e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.
¿Que exigimos en una auditoria externa?
Para cumplir con este requisito, es fundamental disponer de un organigrama actualizado, que incluya las posiciones clave y los responsables asignados. Además, se recomienda designar un «Responsable del Sistema», quien actuará como enlace directo con la dirección.
CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
La norma solicita:
La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.
Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea necesario.
Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas.
NOTA 1 Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.
NOTA 2 Los conocimientos de la organización pueden basarse en:
- a) fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios);
- b) fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos).
¿Qué exigimos en una auditoría externa?
Para los puestos definidos en el organigrama (punto 5.3), en cada uno de ellos se debe detallar las funciones y responsabilidades que ejecuta trabajador. En este punto hay que definir la diferencia entre “función” y “responsabilidad”. Una función es una tarea, mientras que una “responsabilidad” es asegurar que una función se ejecuta correctamente.
Según el puesto, es normal que se detallen muchas funciones y pocas o ninguna responsabilidad, o viceversa.
Dependiendo de las normas en las que nos vayamos a certificar, las funciones y responsabilidades varían.
En ISO 9001, estarán asociadas a la actividad normal de cada puesto. En el caso de la norma ISO 14001, las funciones serán de corte ambiental, ejemplos:
- Segregar los residuos generados adecuadamente.
- Impresión a doble cara
- Uso de impresora en modo “ahorro de tinta”
- Coordinar la retirada de residuos con el gestor
- …
Si hablamos de la norma ISO 45001, las funciones suelen ser:
- Uso adecuado de EPIS
- Realizar un análisis de riesgos previamente al trabajo
- Coordinar las visitas del SPA
- Comunicación de los riesgos al personal
- …
¿Y si hablásemos de ISO 50001?
- Apagar la luz al finalizar la jornada laboral
- Aplicar las buenas prácticas de conducción
- Apagar el equipo informático
- …
Por último, las funciones y responsabilidades se deben comunicar al trabajador, mediante el envío de la ficha del puesto a través de un email, por whatsapp, o firmándolos el trabajador.
COMPETENCIA
La norma requiere que las empresas:
La organización debe:
- a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;
- b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;
- c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;
- d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.
Requisitos en Auditorías
Durante la auditoría, se seleccionarán trabajadores al azar y se revisarán sus fichas de puesto, verificando las competencias exigidas y las evidencias correspondientes. Por ejemplo, un conductor deberá presentar un carnet de conducir vigente, mientras que un cocinero necesitará formación en manipulación de alimentos.
Toma de Conciencia
La norma detalla lo siguiente:
La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de:
- a) la política de la calidad;
- b) los objetivos de la calidad pertinentes;
- c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño;
- d) las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
Exigencias en Auditorías
Dependiendo del auditor, se pueden solicitar evidencias como la política de calidad comunicada al personal, un plan de formación anual y los registros de las capacitaciones realizadas.
Importancia de Implementar la Gestión de Recursos Humanos según ISO 9001
La correcta gestión de los recursos humanos es un pilar fundamental para garantizar la eficacia de cualquier sistema de gestión de calidad. Definir roles, competencias y responsabilidades, además de fomentar la formación y la toma de conciencia, asegura una base sólida para el crecimiento organizacional.
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