Todas las normas ISO, en su clausula 9.3 exige que se realice una revisión por dirección, y aunque se expone que se hará a intervalos planificados, al menos se espera que se realice una vez año, es decir, con carácter anual. A continuación, se detalla los requisitos específicos de un acta de revisión por la Dirección basados en la norma ISO 9001, si bien son muy parecidos a otras normas.
¿Qué exige una norma ISO?
La clausula expone lo siguiente:
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización a intervalos planificados, para
asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
La revisión por la dirección debe planificarse y llevarse a cabo incluyendo consideraciones sobre:
- el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas;
- los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad;
- la información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias relativas a:
1) la satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes;
2) el grado en que se han logrado los objetivos de la calidad;
3) el desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios;
4) las no conformidades y acciones correctivas;
5) los resultados de seguimiento y medición;
6) los resultados de las auditorías;
7) el desempeño de los proveedores externos;
- la adecuación de los recursos;
- la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades (véase 6.1);
- las oportunidades de mejora.
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con:
- las oportunidades de mejora;
- cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad;
las necesidades de recursos.
La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección.
Cómo realizar un acta de revisión por la Dirección
Lo primero de todo, se habla de dos partes, entrada y salida, dicho de otra forma y trasladándolo a la realidad. En una reunión, se denomina “entrada” a toda la información que se va a comentar en ella, y una vez que todos los asistentes tengan constancia de dicha información, se procederá a tomar decisiones, o lo que es lo mismo “información de salida”.
El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas
Si es la primera revisión por dirección, este apartado se detalla “primera revisión”. En el caso de que ya se hayan realizado más de una revisión por Dirección, en este apartado se comentarán las decisiones (salidas) que se anotaron en el último informe, el objetivo de ello es hacerle un seguimiento.
Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad
En este apartado se exponen los cambios introducidos en el análisis del contexto (DAFO), la idea es que todo el personal asistente (o que posteriormente vaya a leer la revisión por Dirección) tenga claro como se percibe los próximos meses.
La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias.
Este apartado se deglosa en varios subapartados, y la norma lo que nos propone es que además de analizarlo incluyamos un estudio de las tendencias. Lo más sencillo para esto último es que aperturemos una columna cada año y así veamos numéricamente como se está evolucionando.
1) la satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes;
Aquí se expone los datos obtenidos en el último periodo sobre la evaluación de la satisfacción del cliente (Ej: encuestas, evolución de las ventas, nº de incidencias…)
Además de lo anterior, deberemos comentar información sobre cada parte interesada que tiene identificado el sistema.
2) el grado en que se han logrado los objetivos de la calidad;
Se procede a detallar como ha ido cada objetivo, que hitos se han logrado, como va el objetivo, si está finalizado o en proceso.
En el caso que el objetivo no se vaya a lograr se deberán exponer los motivos.
3) el desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios;
En este apartado de dará información y/o datos sobre cada uno de los procesos que componen la empresa (Ej: Dpto. Comercial, Dpto. Producción, etc.)
4) las no conformidades y acciones correctivas;
Se debe exponer las no conformidades que se han recabado desde la última revisión y las acciones correctivas que se han aplicado cada una de ellas.
El número de conformidades del periodo se compararán con las de años anteriores.
5) los resultados de seguimiento y medición;
Se incluyen los datos de los indicadores (KPI) que dispone la empresa, para así analizar como han ido.
6) los resultados de las auditorías;
Dependiendo de la empresa, se amplia más la información o menos. Es bueno que todas las auditorias que haya recibido la empresa, al menos se exponga el resultado (Ej: Auditoria externa ISO 9001, 2 no conformidades, y 3 observaciones).
7) el desempeño de los proveedores externos;
Debemos detallar si ha habido proveedores nuevos, si se han producido bajas, incidencias abiertas, etc. Cualquier información importante sobre los proveedores debemos detallarla.
d) la adecuación de los recursos;
A partir de este apartado, ya no se requiere incluir las tendencias. En este punto vamos hablar sobre los recursos al menos humanos y materiales, que falta, posibles necesidades de mantenimiento, Dptos. con falta de personal, etc.
e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades (véase 6.1);
Del análisis de riesgos y oportunidades que se hizo por última vez, se establecieron una serie de acciones. En este apartado se procede a exponer el estado de las mismas y el grado de eficacia.
f) las oportunidades de mejora.
Hablamos de futuro, ¿Qué podríamos hacer para mejorar la empresa?
Si se realizó una actualización de DAFO, en este apartado se exponen todas las oportunidades que se han identificado.
Tras plasmar en nuestro informe de revisión por dirección toda la información de entrada, se procede entre todo el personal participante a llevarlo a cabo la toma de decisiones, denominada por la norma ISO, información de salida.
La norma habla de tres puntos a tratar si bien, como decisión se expondrá de forma escueta las conclusiones de los asistentes.
En las salidas de la revisión por la dirección, ejemplos específicos podrían ser:
– Comentar los objetivos que se van a desarrollar.
– Decisiones sobre una queja de cliente.
– Etc.
Requisitos añadidos de la norma ISO 14001 e ISO 45001
En medioambiente, el apartado “b” se amplia a los siguientes:
los cambios en:
- las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión;
- las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y otros requisitos;
- sus aspectos ambientales significativos (solo para ISO 14001)
- los riesgos y oportunidades;
La norma hace referencia a que determinemos los posibles cambios que puede haber en el próximo periodo de tiempo. Cabe destacar que, si se ha llevado a cabo la evaluación de aspectos antes de la revisión por dirección, se detallará en este punto los nuevos aspectos significativos.
Tanto en prevención, como en medioambiente, en este apartado, detallaremos los cambios en cuanto a requisitos legales que se esperen que sean de aplicación.
Requisitos específicos de la norma ISO 14001
Además de lo anterior, se incluye un apartado adicional en el “D” denominado:
“Cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos”.
Y como apartado “F” se dispone del siguiente: “las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas” y de “los resultados de la evaluación del cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos”
Por un lado, la norma nos propone que expongamos al personal participante en el informe de revisión por Dirección, de las comunicaciones relevantes que se han producido durante el último periodo, e igualmente hagamos un análisis de requisitos legales (Ej: grado de cumplimiento, estado de los incumplimientos, etc.)
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